Google, G-Suite y la eficiencia en el teletrabajo

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Uno de los estudios más completos sobre el teletrabajo en el país realizado por el Centro Nacional de Consultoría, Corporación Colombia Digital y los Ministerios TIC y del Trabajo, detalló que solo entre 2012 y 2016, el número de personas que aplican este modelo laboral se triplicó al pasar de 31.553 a 95.439, es decir, un incremento de 202%.

En julio de 2018, cuando se divulgó el ‘Cuarto Estudio de Penetración del teletrabajo en Empresas Colombianas’, realizado para el Ministerio TIC por la Corporación Colombia Digital y el Centro Nacional de Consultoría, se reveló que el país tenía para la fecha 122.278 teletrabajadores. Actualmente según estimativos de la Federación de Aseguradores Colombianos (Fasecolda) y las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) de 10,4 millones de trabajadores registrados se estima que por la pandemia se encuentre trabajando en esta modalidad entre 2 y 3 millones de personas.

Al respecto, Óscar Amaya Encargado de producto G –Suite de Davinci Technologies, explicó: “Hoy la coyuntura nos muestra varios retos, muchos por el teletrabajo y todo lo que conlleva trasladar este tipo de procesos de la instalación física a un ámbito virtual; manteniendo todas las garantías de seguridad de la información y el control sobre los datos. Muchas empresas se están adaptando a estos cambios y están transformando sus modelos de negocio para poder obtener el mismo resultado, allí es donde la nube brinda una solución para alojar la data en sus espacios, desde allí los clientes y usuarios podrán tener acceso a la información en sus respectivos casos”.

Amaya, agregó que con las herramientas que brindan G-Suite y Google Cloud, se permite la optimización y automatización de los procesos, independiente del área que sea, favoreciendo aquellas compañías que aún no se han transformado digitalmente o han tenido que reconfigurarse con sus colaboradores para poder teletrabajar. Al ser aplicaciones virtuales se puede acceder a ellas desde cualquier dispositivo y lugar, básicamente desde que exista una señal de internet o conexión de wifi estable. De esa manera, las personas pueden tener ingreso a la información almacenada en la nube y editarla en tiempo real, adicionalmente se pueden compartir archivos con otros colaboradores para mejorar los tiempos y el objetivo de cada actividad programada.

Las plataformas manejan aplicaciones de colaboración como documentos, hojas de cálculo, presentaciones que, en definitiva, dan agilidad y automatizan plataformas como correo electrónico (Gmail), esto a su vez, trae como resultado una mayor velocidad en tareas. Hay otras soluciones de Google Cloud más avanzadas que automatizan los resultados para manejar de forma más profunda la información que surge de los procedimientos iniciales por medio de inteligencia artificial y pronósticos que ayudan a la optimización.

Las soluciones de G-Suite facilitan el trabajo dependiendo de las acciones que se quieran realizar, por ejemplo, si es para comunicase están disponibles Gmail, Google Chat o Google Meet, en caso de acceder a información y tenerla de manera segura puede usar Google Drive o Cloud Search; para controlar o administrar usuarios está Vault o Work Insiths, entre otros; y para crear hay herramientas como hojas de cálculo, documentos, presentaciones, App maker y Keep.

Quienes incorporan G Suite Business, adquieren ciertas ventajas: almacenamiento ilimitado, cuentas con menos de cinco usuarios obtienen 1TB de almacenamiento por perfil, acceso a Google Vault, asistencia 24 horas, encriptado empresarial, búsquedas inmediatas, paquete de productividad G Suite Business, reuniones en tiempo real e integración de aplicaciones de terceros, estos son solo algunos de los atributos que se brinda para optimizar el trabajo.

Davinci, cuenta con la experiencia avalada para realizar estas implementaciones, el personal técnico de ingenieros y consultores están certificados por Google para las etapas de capacitación, implementación y soporte técnico.

Es el futuro

Davinci Technologies utiliza estas plataformas al estar enfocadas en una tendencia de nivel mundial que se basan en inteligencia artificial, análisis profundo de los datos, formación en tiempo real y acceso a la información desde cualquier dispositivo y lugar, desde allí parte el desarrollo de las aplicaciones de G-Suite y Google Cloud. En la búsqueda de seguir mejorando los procesos, las soluciones permiten encontrar las necesidades y agregar renovaciones a sus características de herramientas, llevándolas a una constante evolución.

“Uno de los grandes desafíos de las compañías es todo lo que conlleva el gasto o consumo de la información en servidores locales, por eso es importante poder migrar toda la información a la nube para que todos los usuarios puedan tener acceso a la información de manera ágil, que es un pilar de la competitividad empresarial que obliga a tener tiempos rápidos de respuesta para clientes y proveedores, además esto tiene que ver con la respuesta rápida al consumidor y cliente final”, recalcó el experto.

Liderar la transformación

Dentro de las organizaciones la gran mayoría de personas creen que las áreas de sistemas o tecnología deben ser las encargadas de liderar este tipo de transformaciones y cambios. En parte es cierto, ya que son las apoderadas del manejo y control de los sistemas como tal, pero el liderazgo en la implementación debería estar acompañada de todas las áreas, sobre todo en la gestión del cambio cultural, ya que no se trata solo de hacer instalaciones de herramientas y capacitaciones, va de la mano de una gestión de transformar el pensamiento de la organización para que se meta en el papel y soporte para las diferentes etapas.

Ya en la última fase de la transformación digital, se hace imperativo hacer un mantenimiento constante, seguimiento y fomentar el uso de las herramientas en los colaboradores, muchas personas no se adaptan tan fácil y hay que hacer un monitoreo para que no existan fallas en los procesos que se evidencie en el servicio al cliente.

Todo esto se maneja en la consultoría previa, ya que muchas organizaciones se abstienen de realizar las implementaciones por falta de conocimiento de los procesos de implementación, sostenimiento y seguimiento, de esa manera se explica cómo es todo el proceso de G-suite y Google Cloud, además se evidencia que es no es tan complejo como se piensa, claramente, dependiendo del nivel que se requiera.

“Es oportuno resaltar que las empresas deben quitarse el miedo al cambio, es mejor salir de esa zona de confort que seguir con una herramienta que usan hacen mucho tiempo. Sin darse oportunidad para mejorar. Otro temor, son los tiempos de implementación, pero con mucha experiencia desde Davinci podemos entregar en pocos días una implementación de mediana magnitud, que normalmente puede llevar dos semanas o un mes completo, en sus diferentes etapas. Hay casos en los que se logra habilitar en un fin de semana las herramientas para los usuarios, sin detener operaciones de las empresas”, concluyó Amaya vocero.